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盖章也要高科技 英泰“智能盖章机”亮相山东即墨

发布日期:2019-03-13浏览次数:1901Tags:内容管理系统

原文报道

6月22日,山东即墨市蓝村镇王演庄北村的村民王芳(前)通过“智能盖章机”办理盖章手续日前,即墨市首批“智能盖章机”在蓝村镇王演庄社区服务中心投入使用。“智能盖章机”具有头像扫描、资料盖章、图文存档、信息查阅等功能,村民办理户口迁移、政策补贴等用章事物时可自助办理。

英泰智能公章管理系统介绍

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系统概述

奥赛智能公章管理系统是一套综合的软硬件集成解决方案,该系统通过采用先进的光机电一体化智能控制技术、数据库技术、多媒体技术网络技术和海量存储管理技术,利用智能印章机、云服务等先进技术和设备,可以有效地实现对政府、企业、各级单位的印章管理,帮助工作人员实现各项管理职能,极大地高工作效率,降低印章管理风险,实现预期的功能和效果。

■印章实体的安全管理与存储

通过将印章实物锁入智能印章机,有效的实现公司工作和管理流程中的人章分离,实现管章者无授权不能使用、授权者不接触公章实物、用章者要同时取得授权和管章者的同意才可使用,最大限度的保证公章的使用安全性。


■智能印章机分为台式和便携式不同形态

台式智能印章机章盾适用于总部或大型单位公章,体现为更严格的使用要求和实时记录用章文件和过程,同时也支持外带使用;便携式智能印章机信印适用于需要较多外带使用的业务部门的业务用章,配合智能手机使用,体现为更灵活的使用模式和更全面的用印过程记录。

■加强管理,使各项工作简单化、规范化、实用化

通过上级部门/机构对辖内机构的用印资料进行审核、授权用印等,负责与用印机进行通信,通过智能印章机来控制用印的各种操作,来实现实物用印过程的监控;用印管理审批是实现接收用印申请、部门领导签批、法律部门法律审查、行领导或被受权人签批等过程的电子审批流程。用印信息的规范存储,并且可以重复输出和利用。计算机管理速度快、项目全,供信息及时、准确,输出的报表灵活多样,可以满足各种不同的需求。

■合理授权

对不同的权属人员采取不同的授权。比如内部办公人员、地方隶属机构、社会公众,需要各自不同的授权。由于采用了严密的授权机制,使各种授权到位而不越位。

■内嵌一套紧密集成的信息安全机制,为整个系统的安全运作供有效保证。

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设计原则

■先进性:系统的设计和开发采用先进的概念、技术和方法,既反映当今的先进水平又具有发展的潜力,同时兼顾所选用的技术、设备和工具的成熟性,保证系统长时期时间内的实际使用效能。


■实用性:在系统的设计和开发过程中,完全面向业务部门,特别是充分考虑到用户的实际需求和现有工作流程,并充分吸收业务部门现有的管理经验,从而供专业化的解决方案。既方便于本部各级部门领导的使用,也方便于外界各查询用户的使用,提高了工作效率。


■可靠性:由于不可抗力或其它原因造成系统通讯暂时无法正常进行时,系统会自动保存在本地,在网络通畅后再行上传图片。同时,硬件平台在非正常停电状态下,将自动锁死印章,防止盗用。


■可扩展性:无论软硬件均采用模块化设计,为和其它系统的接驳预留接口,确保今后系统可以进行新需求的开发和新功能的扩展。


■容错性:当硬件发生故障、输入数据无效或发生意外操作时,系统会做出适当相应的反应和处理,具有灾难恢复能力,确保数据的安全。


■安全性:系统所有操作和数据信息全部经过加密处理,对未授权的人使用软件或数据的企图有相当的控制能力。


■易用性:最大限度地利用计算机优势实行自动化操作,减少人工干预,操作简单易学。


■可维护性:系统设计完善,选用成熟的软硬件平台,易于维护。


■可伸缩性:可根据具体的业务规模灵活地进行系统配置。

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系统架构


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模块划分

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系统特点

本系统为面向各种使用印章的组织,实现在实际业务流程对实体印章使用过程进行管理。通过整合对实体印章进行安全管理的专用硬件产品平台,利用基于网络和专有云服务的数据采集和存储、指令获取和发放的管理平台,对用印过程进行全程数据采集、汇总和记录;同时基于用户的用印管理制度,利用信息化的管理手段,实现基于网络和安全硬件产品的自动化用印授权管理。

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业务特点

■印章管理系统实现人印分离、全程监控,风险控制,规范印章的使用与管理,为行政印章管理及安全使用供有力保障。

■智能印章机在保证用印过程全程受控的前提下,可以支持单位内锁定使用或者移动使用,以及多种应用模式,如限次使用、限时使用、解锁模式、外带模式等。

■系统应能够支持灵活的参数化设置。配置内容包含平台组件及任何应用组件,如用印文件分类配置、角色的配置、权限的配置。

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技术特点

■ 硬件系统特性:

硬件设备应根据安全性、耐用性和适用性的原则,体现安全性高、使用便捷、实用性强、易维护的特点,可根据具体的使用对象设计不同系列的产品。如果设计系列化产品,应遵循系列化、标准化、模块化和向上兼容的原则,并应符合有关的国家标准。硬件系统应运行稳定可靠,能适用于各种恶劣环境,应具有一定的可扩展性,硬件系统应具有一定的自检功能,产品优先采用低功耗的零部件。产品的外围部件的接口符合统一的规范和要求。基于嵌入式硬件平台开发的章盾智能印章机,包含使用生物识别技术、采用精密机电控制的用印管理、内置安全锁闭系统的实体印章管理、实时用印图像采集和处理技术、采用工控级的嵌入式控制主板、采用有线网络接入技术、多点触控式屏幕、支持内置印章的取出管理等。

采用安全可靠的锁闭技术,确保印章安全;

采用指纹技术实现智能盖章机的的授权使用;

采用自动控制技术实现印章的授权盖章过程;

采用线性控制技术实现盖章位置的自动定位;

采用合理结构设计实现多种格式和尺寸盖章文件的兼容性问题;

多点触控式屏幕,人性化UI界面设计;

双摄像头技术,确保实时采集图像清晰度;

工业控制级主板,最大化确保无故障使用时间;

外带和解锁:满足特殊情况下的使用,如印章被带出工作场所等情况;

机械和寿命特性:产品的机械设计满足盖章工作对速度、精度和准度的要求,各运动部件应该配合精密稳固,设备运行时稳定流畅、定位准确、运行速度块、噪音低、盖章准确,盖章寿命>=10万次,盖章时间<=5s/次;

结构设计:产品的结构设计遵循标准化、系列化、模块化的要求,满足不同盖章文件规格和尺寸的要求。符合人机工程的特点,内部结构布局合理,满足散热需要和通用部件的安装需要;

产品的表面说明功能的文字、符号、标志清晰、端正、牢固并符合相应的国家标准或行业标准;

产品的包装、缓冲材料优先选择符合环保要求的材料。

■ 软件特性:

智能公章管理系统软件以专有云服务为基础,后台软件和客户端软件都应满足系统对盖章监管功能的要求,功能完善合理,界面友好,操作简便易用,便于部署和升级维护,软硬件兼容性良好,同时应能满足非网络环境下的使用。对同一系列产品的软件应遵循系列化、标准化、模块化、中文化和向上兼容的原则。具有普遍性的用印管理和操作流程,适用于一般性用印管理流程和环节,并提供定制功能和对接其他管理系统的接口。

盖章授权:提交并管理申请和远程用印授权,确保获取授权的唯一性和可靠性。

影像、记录留存:对用印文件进行实时拍照,最大限度的确保用印文件与申请文件一致性的可查可读;同时对用印申请人拍照,确认申请人身份。保存所有用印记录,包括用印人姓名、联系方式、用印时间、用印申请文档图片、印章名称、用印理由、用印次数、用印后文档图片等等;

组织结构管理:支持多级组织结构,多个组织结构;

角色和权限管理:设定基本系统用户角色和权限,提供基础管理权限,并可基于不同权限设计新的用户角色;

后台用户管理:管理不同角色的用户;

设备管理:每个设备有唯一的ID,每个印章绑定一台设备,形成一一对应关系;

设备用户管理:基于设备ID管理该设备的不同用户;

业务管理:包括用印管理、印章更换管理、解锁或者外带管理等;

历史数据管理:支持历史数据的条件查询、模糊查询等;

升级管理:支持设备的远程在线升级、更新,包括软件和固件;

维护管理:支持设备的远程保修、维护记录和更换管理。

短信提醒:给用印申请人、审批人分别自动发送短信,提醒及时处理业务。


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系统功能

印章和组织管理

印章要求

智能印章机必须使用标准翻斗回墨印章,直径<=43mm。安装步骤与普通翻斗回墨章一致。每一台智能印章机(包括章盾、信印)安装一枚印章,并通过设备内置唯一串码与后台数据库绑定,构成设备与印章的一一对应关系。

组织结构设置

英泰智能公章管理系统支持政府/企业的多级多层次组织架构模式,每个组织下支持多枚公章。系统管理员在系统部署初期完成组织架构建设,并随业务发展进行组织架构的调整和改动。

系统管理

用户角色和权限

系统默认提供如表中所示用户角色,客户可以根据需求定制新的用户角色。每枚公章至少对应一个后台用户和一个设备用户,分别作为用印审核人员和用印管理人员。需要注意的是,每个用印管理人员ID只能对应一台智能印章机/印章,但每个用印审核人员ID可以对应多台设备。这样设计的目的是为了保证设备ID的唯一性,以避免可能造成的混乱。

同时,普通用章人角色因为无需管理智能印章机设备,可以对应多个公章。督察员角色的设立提供了一个独立第三方的用印监管角色,督察员无权申请或者审批公章的使用,但可以查阅到公章的用印历史记录,以确保公章的使用全程收到监控。

每一个用户ID只能唯一对应一种用户角色。


设备注册管理

每台智能印章机都需要在后台完成注册及初始化之后才可以使用。注册和初始化过程即为绑定设备管理员、审核员,以及智能印章机唯一识别串码注册的过程。完成注册后,每台智能印章机的信息才算完整,包含印章信息(组织结构信息)、用户信息、设备信息三大部分。


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组织结构管理与设置

英泰智能公章管理系统支持政府/企业的多级多层次组织架构模式,每个组织下支持多枚公章。系统管理员在系统部署初期完成组织架构建设,并随业务发展进行组织架构的调整和改动。每台智能印章机(也即每枚公章)只能对应一个组织。

升级与更新

英泰智能公章管理系统提供了远程升级和更新的功能,无需担心功能老化或者问题修复后的软件系统升级更新,只要保持正常的网络连接即可完成智能印章机的远程更新升级。

用印事项管理

可以根据用户内部管理方法或者制度,自定义用印事项或者大类,便于快速检索分类整理。

短信提醒

给用印申请人、审批人分别自动发送短信,提醒及时处理业务。系统管理员可以设置是否开启此功能,用户也可以自行启动或关闭此功能。


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印章机及印章管理

印章安装

用户部署智能印章机之后,首先应安装印章。完成之后印章机启动并连接到云端服务器,会自动进行初始化工作。初始化完成后,印章机即可以正常使用。

印章更换

当用户因组织架构变化、业务调整等原因需要变更公章时,需在智能印章机端提交换章申请,获得高级审核员批准后可以完成印章更换工作。

用印申请

设备管理员/普通用章人通过智能印章机或者手机App界面提交用印申请,内容包括用印人姓名、照片、电话、用印理由、用印次数/时间、用印文件照片、是否外带等,内容完整后提交申请即可。每个申请不超过50张用印文件图片即可。

用印过程记录

用印申请获批之后,可以通过智能印章机直接进行用印。智能印章机会自动记录用印次数、时间等信息,对于章盾而言,每一次用印还会自动记录用印文件的图片,而信印则是会自动记录用印地点,当达到用印次数或者用印时间限制后,印章机会自动锁死,此时印章无法再次使用。对于信印而言,用印完成后需要手抖拍摄用印文件照片,提交到后台数据库。

设备管理员

设备管理员负责智能印章机的日常管理和维护,例如协助提交用印申请、添加印油、印章解锁、报修、远程升级更新等等。

记录查询

在智能印章机上可以查询本机用印记录和历史。


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用印后台管理

用印审批/初审

用印审核员和高级审核员可以审核对应公章的用印申请,包括批准、驳回、和拒绝三种方式。驳回之后申请人员可以再次编辑申请信息提交申请,而拒绝就会直接关闭用印申请。

用印及用印文件图像存储每一次用印申请之后在系统会自动建立一个用印记录,包含申请人、申请事项理由、时间次数、每一次用印图片、时间等等所有信息,以便事后查询检索。

用印情况复审

复审与审批的区别在于,复审是对用印之后的记录进行审核,以避免出现印章滥用、拍照不清楚等情况,对于不符合组织内部管理要求的用印记录,复审可以认为用印非法或者要求补拍用印文件图片。

历史记录查询及统计

英泰智能公章管理系统提供了完整和强大的用印历史检索功能,可以对时间、用引人、印章、用印事项等进行查询,并可以根据用户需求提供定制的分析统计功能。

解锁模式

对于某些特殊情况,英泰智能公章管理系统提供了解锁功能,此时印章变为普通回墨印章,管理平台不再对印章进行监控管理。用户可以随时终止解锁模式。

外带模式

对于章盾而言,英泰智能公章管理系统提供了专门开发的外带模式,满足偶尔的公章被带出办公场所时的特殊需求。外带模式下,公章的使用仍然全程受控,在保障办公业务顺利的同时,无需担心公章使用风险。这是与解锁模式的最大区别。


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